Ruoli, protezione dei dati & sicurezza
Quattro ruoli chiari, limitazione alle sedi, dati del personale cifrati e una banca dati propria per ogni azienda.
I dati del personale sono tra i dati più delicati di un’azienda: numero AVS, coordinate bancarie, religione, permesso di dimora, disdette, ammonimenti. La legge sulla protezione dei dati esige che veda solo chi ne ha bisogno per il proprio compito.
HREasy lo attua con ruoli fissi, una limitazione a sedi e unità organizzative e un’archiviazione cifrata. Ogni azienda ha la propria banca dati, e ogni decifrazione di un campo sensibile viene registrata. Nelle impostazioni configura inoltre dati aziendali, carta intestata, invio di e-mail e le notifiche nel team.
Le suona familiare?
- Il capoteam deve approvare le vacanze, ma non può vedere i salari.
- La direzione della filiale deve vedere solo il proprio personale, non l’intera azienda.
- Le indicazioni sensibili si trovano in liste Excel su unità di rete condivise.
- Nessuno sa dire chi ha avuto accesso ai dati del personale e quando.
Quattro ruoli adatti a una PMI
L’amministratore può fare tutto, anche abbonamento, impostazioni e assegnazione dei ruoli. L’HR manager ha pieno accesso HR incluso salario e dati particolarmente degni di protezione, ma nessuna impostazione e nessuna fatturazione. L’addetto HR gestisce collaboratori, ore, assenze e casi, ma non vede salari, numero AVS e religione. I collaboratori vedono solo sé stessi.
Il ruolo lo assegna nel fascicolo personale sotto «Mobile App / Portal Zugang» (accesso app mobile e portale). La titolare o il titolare dell’azienda è sempre amministratore.
- HR manager e addetto HR limitabili a una sede o a un’unità
- Una sede principale vede anche le filiali sottostanti
- La limitazione agisce subito, riletta a ogni richiesta
- Vale per liste, dashboard, reporting e Copilota HR
Chi viene a sapere che cosa lo decide lei
Nella scheda «Team und Benachrichtigungen» (team e notifiche) stabilisce chi riceve e-mail e per che cosa: ore inoltrate, correzioni delle ore, richieste e approvazioni di assenze, spese inoltrate, onboarding, pensionamenti, contratti firmati.
Così ogni notifica arriva alla persona giusta, invece che tutti ricevano tutto.
- Ruoli nel team: amministratore, osservatore o destinatario
- Notifiche selezionabili singolarmente per evento
E-mail a nome della sua azienda, con recapito dimostrato
Affinché le e-mail a collaboratori e candidati provengano dal suo indirizzo, configura nella scheda «E-Mail» il suo dominio come mittente. HREasy mostra le voci DNS necessarie e fa verificare la firma.
Dopo un’e-mail di prova vede nel registro degli eventi che cosa le è successo. È considerato recapitato solo ciò che il servizio d’invio segnala espressamente come recapitato.
- Dati di base aziendali, logo e piè di pagina per lettere e documenti
- Sedi, organizzazione e gerarchia nella scheda «Firma» (azienda)
Proteggere il portale con un secondo fattore
Nel portale dei collaboratori i collaboratori configurano sotto «Stammdaten» (dati di base) l’accesso a due fattori con un’app di autenticazione: scansionare il codice QR, confermare il codice, fatto. In più ci sono codici di riserva mostrati una sola volta.
L’accesso è inoltre protetto dai tentativi: il numero di tentativi falliti è limitato e il tempo di risposta non rivela se un account esiste.
- Disattivazione solo con un codice valido
- Il cambio della password revoca gli accessi esistenti
Che cosa succede a un campo sensibile
Sull’esempio di un numero AVS: dal salvataggio alla visualizzazione.
Cifrare
Il numero AVS viene salvato cifrato con AES-256-GCM nella banca dati della sua azienda.
Verificare l’autorizzazione
Alla consultazione il server verifica ruolo e limitazione per sede della persona richiedente.
Decifrare
Solo se è autorizzata il campo viene decifrato e visualizzato.
Registrare
Chi, che cosa, quando e da quale indirizzo: ogni consultazione viene registrata.
Sorvegliare
Ogni giorno un’esecuzione verifica un numero insolito di consultazioni e dà l’allarme.
Tutto si integra
Nessun modulo è isolato. Ciò che registrate qui confluisce automaticamente dove serve, senza doppie immissioni.
Che cosa offre HREasy
Quattro ruoli fissi
Amministratore, HR manager, addetto HR e collaboratori, con diritti chiaramente delimitati.
Salario solo per gli autorizzati
Gli addetti HR gestiscono personale, ore e assenze, ma non vedono salari né dati particolarmente degni di protezione.
Limitazione per sede
I ruoli si possono limitare a una sede o a un’unità organizzativa, con effetto dalla richiesta successiva.
Cifratura dei campi
I campi sensibili del personale come numero AVS, IBAN, indirizzo o religione, oltre a tutti gli eventi nel dossier, sono cifrati con AES-256-GCM.
Banca dati propria
Ogni azienda ha una banca dati propria; i suoi dati d’accesso sono a loro volta salvati in forma cifrata.
Registro e allarme
Ogni decifrazione di campi sensibili viene registrata, un’esecuzione giornaliera segnala le anomalie per e-mail.
Due fattori nel portale
I collaboratori proteggono il loro accesso con un’app di autenticazione e codici di riserva.
Protezione dell’accesso
Tentativi falliti limitati e stesso tempo di risposta, affinché gli account non si possano indovinare.
Quattro lingue
L’interfaccia è disponibile in tedesco, inglese, francese e italiano.
Che cosa bisogna sapere
Dove si trovano i dati
HREasy funziona su server in Europa, collegati tramite TLS. Ogni azienda ha una propria banca dati Postgres. I file si trovano in una memoria a oggetti separata.
Per le funzioni IA HREasy usa modelli linguistici di Anthropic (Claude). I dati trasmessi non vengono usati per l’addestramento, e le indicazioni particolarmente degne di protezione come religione, numero AVS o IBAN non vanno mai al modello linguistico.
Meno è meglio: minimizzazione dei dati nel copilota
Quando il Copilota HR ha bisogno di dati del personale, li richiede con uno scopo, per esempio «vacanze» o «contratto», e riceve solo i campi relativi. Se un documento necessita di un numero AVS, il server lo inserisce solo successivamente tramite un segnaposto.
Se l’utente desidera vedere i dati completi, HREasy li mostra direttamente dal sistema, senza che raggiungano il modello linguistico.
Domande frequenti
Chi può vedere i salari?
Amministratore e HR manager. Addetti HR e collaboratori non vedono salari altrui.
Posso limitare la direzione di una filiale alla sua filiale?
Sì. HR manager e addetti HR si possono limitare a una sede o a un’unità organizzativa. Ciò vale in liste, dashboard, reporting e nel copilota.
Come sono protetti i dati?
I campi sensibili del personale e gli eventi sono cifrati con AES-256-GCM, ogni azienda ha una banca dati propria, e ogni decifrazione di campi sensibili viene registrata.
Dove si trovano i server?
In Europa. Il collegamento è cifrato con TLS.
Esiste un accesso a due fattori?
Sì, nel portale dei collaboratori con un’app di autenticazione e codici di riserva.
I miei dati vengono usati per l’addestramento dell’IA?
No. Il fornitore di IA Anthropic non usa i dati trasmessi per l’addestramento, e le indicazioni particolarmente degne di protezione non vengono nemmeno trasmesse.
Altri moduli
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Configurazione in 5 minuti, nessuna conoscenza di risorse umane necessaria. Al resto pensa l’agente.
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