Spese
Fotografare i giustificativi, verificarli secondo il regolamento, approvarli e riprenderli nel salario, con ripartizione IVA, valuta estera e riconoscimento dei giustificativi doppi.
Le spese sono piccole negli importi e grandi nel lavoro che causano: giustificativi persi, categorie sbagliate, i limiti del regolamento che nessuno conosce a memoria, e a fine mese qualcuno raccoglie le ricevute.
In HREasy i collaboratori registrano una spesa con la foto del giustificativo nel portale o nell’app. Il regolamento spese con i suoi limiti è registrato e mostra i superamenti già durante l’immissione. Lei verifica e approva in un elenco, i modelli sospetti come i giustificativi doppi vengono segnalati, e le spese approvate confluiscono automaticamente nel salario.
Le suona familiare?
- Le ricevute arrivano tutte insieme a fine mese, stropicciate o per niente.
- Ogni giustificativo va verificato a mano rispetto al regolamento spese.
- Le valute estere vengono convertite con un corso qualsiasi.
- Lo stesso giustificativo compare due volte e nessuno se ne accorge.
Tutti i giustificativi in un elenco, ordinati per stato
Le schede «Zu bewilligen» (da approvare), «Genehmigt» (approvate), «Archiv», «Abgelehnt» (respinte) e «Alle» (tutte) mostrano a che punto è ogni spesa. Filtri per persona, mese, unità organizzativa, filiale e categoria restringono l’elenco; in basso figura il totale per valuta.
Un clic apre il giustificativo con foto, data del giustificativo e della registrazione, importo lordo, quota privata e importo effettivo nonché la ripartizione IVA.
- Giustificativi approvati modificabili fino al 3° giorno del mese successivo
- Registrazione manuale per conto di una persona
- Un mese approvato nel rilevamento delle ore blocca anche le spese
Fotografare il giustificativo, fatto
Nell’app i collaboratori fotografano il giustificativo con la fotocamera o lo scelgono dalla galleria. Dati come importo e data vengono proposti a partire dalla foto e si possono verificare e correggere prima dell’inoltro.
Il regolamento spese con i limiti è visibile nell’app, e lo stato di ogni spesa, aperta, approvata o respinta, figura subito accanto.
- Fotocamera o galleria
- Limiti del regolamento direttamente durante la registrazione
- Aperte, approvate e totale a colpo d’occhio
Chilometri, tragitti diversi e indicazioni del regolamento
Nel portale web i collaboratori registrano spese con foto, chilometri con la tariffa della loro variante di regolamento o più tragitti in una volta. Se un importo supera un limite, lo vedono già durante l’immissione, non solo dopo il rifiuto.
L’elenco mostra lo stato, il motivo del rifiuto e l’importo effettivamente rimborsato di ogni spesa.
- Chilometri secondo la tariffa registrata
- Modalità «Diverse Fahrten» (tragitti diversi)
- Motivo del rifiuto visibile per la persona
Dal giustificativo al pagamento
Ogni spesa segue lo stesso percorso, e ogni passo è tracciabile.
Registrare
Fotografare il giustificativo, scegliere categoria e progetto, vedere subito il limite.
Verificare
Regolamento, valuta estera, giustificativi doppi e modelli sospetti vengono segnalati.
Approvare
Approvare o respingere con motivo; se necessario una verifica di plausibilità con IA.
Chiudere
Il mese approvato blocca spese e ore della persona.
Pagare
Le spese approvate confluiscono nel conteggio salariale o nella contabilità salariale.
Tutto si integra
Nessun modulo è isolato. Ciò che registrate qui confluisce automaticamente dove serve, senza doppie immissioni.
Che cosa offre HREasy
Varianti di regolamento
Varianti liberamente definibili come collaboratori, quadri o servizio esterno, con limiti per giustificativo, giorno e mese.
CCL prima del regolamento
Una variante CCL viene creata vuota e compilata con le indennità del contratto; il CCL prevale sul regolamento aziendale.
Ripartizione IVA
Tutte e tre le aliquote svizzere (8,1, 2,6 e 3,8 %) singolarmente per ogni giustificativo.
Valuta estera con corso BCE
Il corso del giorno del giustificativo viene recuperato automaticamente; una divergenza sospetta in caso di immissione manuale viene segnalata.
Chilometri
Tariffa al km per variante e modalità «Diverse Fahrten» per più tragitti.
Anomalie
Giustificativi doppi, importi appena sotto il limite e frequenze insolite vengono segnalati.
Verifica di plausibilità con IA
Il giustificativo corrisponde allo scopo commerciale? Giudizio con motivazione; la decisione resta Sua.
Rappresentanza con dati obbligatori
Per le spese di rappresentanza partecipanti e scopo commerciale sono obbligatori.
Approvatori e supplenza
Chi approva, chi sostituisce e dove va l’esportazione lo stabilisce nelle impostazioni.
Che cosa bisogna sapere
Il regolamento verifica anch’esso, non solo la contabilità
I limiti servono solo se li si conosce durante la registrazione. In HREasy i collaboratori vedono il limite della loro variante di regolamento già durante l’immissione, e nell’amministrazione un superamento figura direttamente accanto all’importo.
I valori indicativi compilano solo i campi vuoti, affinché le indennità esistenti del Suo regolamento non vengano mai sovrascritte. Per le aziende soggette a CCL il CCL prevale sul regolamento aziendale.
Valuta estera senza errori di calcolo
Per i giustificativi in euro o in altre valute HREasy recupera il corso BCE del giorno del giustificativo. Chi inserisce un corso a mano e per esempio ne inverte la direzione riceve un avviso.
Così una fattura d’albergo dall’estero non viene rimborsata con il corso sbagliato e il conteggio resta tracciabile.
Domande frequenti
Come inoltrano le spese i collaboratori?
Con una foto del giustificativo nell’app o nel portale web, con categoria, importo e, se necessario, progetto.
Posso stabilire limiti propri?
Sì, per giustificativo, giorno e mese, per ogni variante di regolamento. Per le aziende soggette a CCL si può creare una variante CCL propria.
È l’IA a decidere sulle spese?
No. La verifica di plausibilità con IA esprime un giudizio motivato; approvare o respingere spetta sempre a Lei.
Come arrivano le spese nel salario?
Le spese approvate confluiscono nel conteggio salariale come rimborso delle spese secondo l’art. 327a CO.
I giustificativi doppi vengono riconosciuti?
Sì. Giustificativi doppi, importi appena sotto un limite e frequenze sospette compaiono sotto «Auffälligkeiten» (anomalie).
Altri moduli
Pronto ad automatizzare spese?
Configurazione in 5 minuti, nessuna conoscenza di risorse umane necessaria. Al resto pensa l’agente.
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