Rollen, Datenschutz & Sicherheit
Vier klare Rollen, Begrenzung auf Standorte, verschlüsselte Personaldaten und eine eigene Datenbank für jede Firma.
Personaldaten gehören zu den heikelsten Daten eines Betriebs: AHV-Nummer, Bankverbindung, Religion, Aufenthaltsbewilligung, Kündigungen, Abmahnungen. Das Datenschutzgesetz verlangt, dass nur sieht, wer es für seine Aufgabe braucht.
HREasy setzt das mit festen Rollen, einer Begrenzung auf Standorte und Organisationseinheiten und verschlüsselter Speicherung um. Jede Firma hat ihre eigene Datenbank, und jedes Entschlüsseln eines sensiblen Feldes wird protokolliert. In den Einstellungen richten Sie dazu Firmendaten, Briefkopf, Mailversand und die Benachrichtigungen im Team ein.
Kennen Sie das?
- Die Teamleitung soll Ferien genehmigen, darf aber keine Löhne sehen.
- Die Filialleitung soll nur ihre eigenen Leute sehen, nicht die ganze Firma.
- Sensible Angaben liegen in Excel-Listen auf gemeinsamen Laufwerken.
- Niemand kann sagen, wer wann auf die Personaldaten zugegriffen hat.
Vier Rollen, die zu einem KMU passen
Der Admin darf alles, auch Abo, Einstellungen und Rollenvergabe. Der HR-Manager hat vollen HR-Zugriff inklusive Lohn und besonders schützenswerter Daten, aber keine Einstellungen und kein Billing. Der HR-Sachbearbeiter pflegt Mitarbeitende, Zeiten, Absenzen und Fälle, sieht aber keine Löhne, keine AHV-Nummer und keine Religion. Mitarbeitende sehen nur sich selbst.
Die Rolle vergeben Sie in der Personalakte unter «Mobile App / Portal Zugang». Die Firmeninhaberin oder der Firmeninhaber ist immer Admin.
- HR-Manager und HR-Sachbearbeiter auf einen Standort oder eine Einheit begrenzbar
- Ein Hauptsitz sieht die Filialen darunter mit
- Die Begrenzung wirkt sofort, bei jeder Anfrage neu gelesen
- Gilt für Listen, Dashboard, Reporting und den HR-Copilot
Wer was erfährt, legen Sie fest
Im Reiter «Team und Benachrichtigungen» bestimmen Sie, wer E-Mails bekommt und wozu: eingereichte Zeiten, Zeitkorrekturen, Absenzanträge und Genehmigungen, eingereichte Spesen, Onboarding, Pensionierungen, unterschriebene Verträge.
So landet jede Meldung bei der richtigen Person, statt dass alle alles bekommen.
- Rollen im Team: Admin, Betrachter oder Empfänger
- Benachrichtigungen einzeln je Ereignis wählbar
Mails im Namen Ihrer Firma, nachweislich zugestellt
Damit Mails an Mitarbeitende und Bewerbende von Ihrer eigenen Adresse kommen, richten Sie im Reiter «E-Mail» Ihre Domain als Absender ein. HREasy zeigt die nötigen DNS-Einträge und lässt die Signierung prüfen.
Nach einer Testmail sehen Sie im Ereignisprotokoll, was mit ihr passiert ist. Als zugestellt gilt nur, was der Versanddienst ausdrücklich als zugestellt meldet.
- Firmen-Stammdaten, Logo und Fusszeile für Briefe und Dokumente
- Standorte, Organisation und Hierarchie im Reiter «Firma»
Das Portal mit einem zweiten Faktor schützen
Im Mitarbeiterportal richten Mitarbeitende unter «Stammdaten» die Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App ein: QR-Code scannen, Code bestätigen, fertig. Dazu gibt es einmalig angezeigte Ersatzcodes.
Die Anmeldung ist zusätzlich gegen Ausprobieren geschützt: Die Zahl der Fehlversuche ist begrenzt, und die Antwortzeit verrät nicht, ob es ein Konto gibt.
- Abschalten nur mit gültigem Code
- Passwortänderung widerruft bestehende Anmeldungen
Was mit einem sensiblen Feld passiert
Am Beispiel einer AHV-Nummer: vom Speichern bis zur Anzeige.
Verschlüsseln
Die AHV-Nummer wird mit AES-256-GCM verschlüsselt in der Datenbank Ihrer Firma abgelegt.
Berechtigung prüfen
Beim Abruf prüft der Server Rolle und Standortbegrenzung der anfragenden Person.
Entschlüsseln
Nur wenn sie berechtigt ist, wird das Feld entschlüsselt und angezeigt.
Protokollieren
Wer, was, wann und von welcher Adresse: jeder Abruf wird festgehalten.
Überwachen
Täglich prüft ein Lauf auf ungewöhnlich viele Abrufe und schlägt Alarm.
Greift nahtlos ineinander
Kein Modul steht für sich allein. Was Sie hier erfassen, fliesst automatisch dorthin weiter, wo es gebraucht wird, ohne doppelte Eingabe.
Das bietet HREasy
Vier feste Rollen
Admin, HR-Manager, HR-Sachbearbeiter und Mitarbeitende, mit klar abgegrenzten Rechten.
Lohn nur für Berechtigte
HR-Sachbearbeiter pflegen Personal, Zeiten und Absenzen, sehen aber keine Löhne und keine besonders schützenswerten Daten.
Standortbegrenzung
Rollen lassen sich auf einen Standort oder eine Organisationseinheit begrenzen, wirksam ab der nächsten Anfrage.
Feldverschlüsselung
Sensible Personalfelder wie AHV-Nummer, IBAN, Adresse oder Religion sowie alle Ereignisse im Dossier sind mit AES-256-GCM verschlüsselt.
Eigene Datenbank
Jede Firma hat eine eigene Datenbank; deren Zugangsdaten sind ihrerseits verschlüsselt gespeichert.
Protokoll und Alarm
Jedes Entschlüsseln sensibler Felder wird protokolliert, ein täglicher Lauf meldet Auffälligkeiten per E-Mail.
Zwei-Faktor im Portal
Mitarbeitende sichern ihren Zugang mit einer Authenticator-App und Ersatzcodes.
Schutz der Anmeldung
Begrenzte Fehlversuche und gleiche Antwortzeit, damit sich Konten nicht erraten lassen.
Vier Sprachen
Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch.
Was Sie wissen sollten
Wo die Daten liegen
HREasy läuft auf Servern in Europa, verbunden über TLS. Jede Firma hat eine eigene Postgres-Datenbank. Dateien liegen in einem getrennten Objektspeicher.
Für KI-Funktionen nutzt HREasy Sprachmodelle von Anthropic (Claude). Die übermittelten Daten werden nicht zum Training verwendet, und besonders schützenswerte Angaben wie Religion, AHV-Nummer oder IBAN gehen nie an das Sprachmodell.
Weniger ist mehr: Datenminimierung beim Copilot
Wenn der HR-Copilot Personaldaten braucht, fordert er sie mit einem Zweck an, etwa «Ferien» oder «Vertrag», und bekommt nur die Felder dafür. Braucht ein Dokument eine AHV-Nummer, setzt der Server sie erst nachträglich über einen Platzhalter ein.
Will die Nutzerin vollständige Daten sehen, zeigt HREasy sie direkt aus dem System an, ohne dass sie das Sprachmodell erreichen.
Häufige Fragen
Wer darf Löhne sehen?
Admin und HR-Manager. HR-Sachbearbeiter und Mitarbeitende sehen keine fremden Löhne.
Kann ich eine Filialleitung auf ihre Filiale beschränken?
Ja. HR-Manager und HR-Sachbearbeiter lassen sich auf einen Standort oder eine Organisationseinheit begrenzen. Das gilt in Listen, Dashboard, Reporting und im Copilot.
Wie sind die Daten geschützt?
Sensible Personalfelder und Ereignisse sind mit AES-256-GCM verschlüsselt, jede Firma hat eine eigene Datenbank, und jedes Entschlüsseln sensibler Felder wird protokolliert.
Wo stehen die Server?
In Europa. Die Verbindung ist mit TLS verschlüsselt.
Gibt es eine Zwei-Faktor-Anmeldung?
Ja, im Mitarbeiterportal mit einer Authenticator-App und Ersatzcodes.
Werden meine Daten für KI-Training verwendet?
Nein. Die KI-Anbieterin Anthropic verwendet die übermittelten Daten nicht zum Training, und besonders schützenswerte Angaben werden gar nicht übermittelt.
Weitere Module
Bereit, Sicherheit zu automatisieren?
Setup in 5 Minuten, kein HR-Wissen nötig. Der Agent übernimmt den Rest.
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