Frais
Photographier les justificatifs, les vérifier selon le règlement, les approuver et les reprendre dans le salaire, avec répartition de la TVA, devises étrangères et détection des justificatifs en double.
Les frais sont petits en montant et grands en effort: des justificatifs se perdent, des catégories sont mal choisies, personne ne connaît par cœur les limites du règlement, et en fin de mois quelqu’un rassemble les quittances.
Dans HREasy, les collaborateurs saisissent un frais avec la photo du justificatif dans le portail ou l’application. Le règlement des frais et ses limites sont enregistrés et signalent les dépassements dès la saisie. Vous vérifiez et approuvez dans une liste, les schémas suspects comme les justificatifs en double sont marqués, et les frais approuvés passent automatiquement dans le salaire.
Cela vous parle?
- Les quittances arrivent groupées en fin de mois, froissées ou pas du tout.
- Chaque justificatif doit être vérifié à la main par rapport au règlement des frais.
- Les devises étrangères sont converties à un cours quelconque.
- Le même justificatif apparaît deux fois, et personne ne s’en aperçoit.
Tous les justificatifs dans une liste, classés par statut
Les onglets «À approuver», «Approuvés», «Archive», «Refusés» et «Tous» montrent où en est chaque frais. Des filtres par personne, mois, unité organisationnelle, succursale et catégorie restreignent la liste; en bas figure le total par devise.
Un clic ouvre le justificatif avec photo, date du justificatif et date de saisie, montant brut, part privée et montant effectif ainsi que la répartition de la TVA.
- Justificatifs approuvés modifiables jusqu’au 3e jour du mois suivant
- Saisie manuelle pour le compte d’une personne
- Un mois approuvé dans la saisie du temps verrouille aussi les frais
Photographier le justificatif, c’est tout
Dans l’application, les collaborateurs photographient le justificatif avec l’appareil photo ou le choisissent dans la galerie. Des indications comme le montant et la date sont proposées à partir de la photo et peuvent être vérifiées et corrigées avant l’envoi.
Le règlement des frais et ses limites sont visibles dans l’application, et le statut de chaque frais, en suspens, approuvé ou refusé, figure juste à côté.
- Appareil photo ou galerie
- Limites du règlement directement lors de la saisie
- En suspens, approuvés et total en un coup d’œil
Kilomètres, trajets divers et remarques du règlement
Dans le portail web, les collaborateurs saisissent des frais avec photo, des kilomètres au taux de leur variante de règlement ou plusieurs trajets à la fois. Si un montant dépasse une limite, ils le voient dès la saisie, et non après le refus.
La liste montre le statut, le motif de refus et le montant effectivement remboursé de chaque frais.
- Kilomètres selon le taux enregistré
- Mode «Trajets divers»
- Motif de refus visible pour la personne
Du justificatif au versement
Chaque frais suit le même chemin, et chaque étape est traçable.
Saisir
Photographier le justificatif, choisir catégorie et projet, voir la limite immédiatement.
Vérifier
Règlement, devise étrangère, justificatifs en double et schémas suspects sont signalés.
Approuver
Approuver ou refuser avec motif; au besoin, un contrôle de plausibilité par l’IA.
Clôturer
Le mois approuvé verrouille frais et heures de la personne.
Verser
Les frais approuvés entrent dans le calcul des salaires ou sont transmis à la comptabilité salariale.
Tout s’imbrique
Aucun module ne fonctionne isolément. Ce que vous saisissez ici est repris automatiquement là où on en a besoin, sans double saisie.
Ce que HREasy propose
Variantes de règlement
Variantes librement créées comme collaborateurs, cadres ou service externe, avec limites par justificatif, par jour et par mois.
La CCT avant le règlement
Une variante CCT est créée vide et remplie avec les taux du contrat; la CCT prime sur le règlement de l’entreprise.
Répartition de la TVA
Les trois taux suisses (8,1, 2,6 et 3,8 %) séparément pour chaque justificatif.
Devise étrangère au cours BCE
Le cours du jour à la date du justificatif est récupéré automatiquement; un écart suspect lors d’une saisie manuelle est signalé.
Kilomètres
Taux kilométrique par variante et mode «Trajets divers» pour plusieurs trajets.
Anomalies
Justificatifs en double, montants juste en dessous de la limite et fréquences inhabituelles sont signalés.
Contrôle de plausibilité par l’IA
Le justificatif correspond-il au but commercial? Avis motivé; la décision vous appartient.
Frais de représentation avec indications obligatoires
Pour les frais de représentation, participants et but commercial sont obligatoires.
Approbateur et suppléance
Vous fixez dans les paramètres qui approuve, qui remplace et où va l’export.
Ce qu’il faut savoir
Le règlement vérifie dès la saisie, pas seulement la comptabilité
Les limites ne servent que si on les connaît au moment de la saisie. Dans HREasy, les collaborateurs voient la limite de leur variante de règlement dès la saisie, et dans l’administration, un dépassement figure directement à côté du montant.
Les valeurs indicatives ne remplissent que les champs vides, pour que les taux existants de votre règlement ne soient jamais écrasés. Pour les entreprises soumises à une CCT, la CCT prime sur le règlement de l’entreprise.
Devises étrangères sans erreur de calcul
Pour les justificatifs en euros ou dans d’autres devises, HREasy récupère le cours BCE du jour du justificatif. Qui saisit un cours à la main en inversant par exemple le sens reçoit un avertissement.
Une note d’hôtel de l’étranger n’est ainsi pas remboursée au mauvais cours, et le décompte reste traçable.
Questions fréquentes
Comment les collaborateurs soumettent-ils leurs frais?
Avec une photo du justificatif dans l’application ou le portail web, avec catégorie, montant et au besoin projet.
Puis-je fixer mes propres limites?
Oui, par justificatif, par jour et par mois, pour chaque variante de règlement. Les entreprises soumises à une CCT peuvent créer leur propre variante CCT.
L’IA décide-t-elle des frais?
Non. Le contrôle de plausibilité par l’IA rend un avis motivé; c’est toujours vous qui approuvez ou refusez.
Comment les frais arrivent-ils dans le salaire?
Les frais approuvés entrent dans le décompte de salaire comme remboursement de frais selon l’art. 327a CO.
Les justificatifs en double sont-ils détectés?
Oui. Justificatifs en double, montants juste en dessous d’une limite et fréquences suspectes apparaissent sous «Anomalies».
Autres modules
Prêt à automatiser frais?
Mise en place en 5 minutes, aucune connaissance RH nécessaire. L’agent se charge du reste.
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