Spesen
Belege fotografieren, nach Reglement prüfen, genehmigen und in den Lohn übernehmen, mit MwSt-Aufteilung, Fremdwährung und Erkennung von Doppelbelegen.
Spesen sind klein im Betrag und gross im Aufwand: Belege gehen verloren, Kategorien werden falsch gewählt, die Limiten aus dem Reglement kennt niemand auswendig, und am Monatsende sucht jemand die Quittungen zusammen.
In HREasy erfassen Mitarbeitende eine Spese mit dem Foto des Belegs im Portal oder in der App. Das Spesenreglement mit seinen Limiten ist hinterlegt und zeigt Überschreitungen schon beim Erfassen. Sie prüfen und genehmigen in einer Liste, auffällige Muster wie Doppelbelege werden markiert, und genehmigte Spesen gehen automatisch in den Lohn.
Kennen Sie das?
- Quittungen kommen gesammelt am Monatsende, zerknittert oder gar nicht.
- Jeder Beleg muss von Hand gegen das Spesenreglement geprüft werden.
- Fremdwährungen werden mit irgendeinem Kurs umgerechnet.
- Derselbe Beleg taucht zweimal auf, und niemand merkt es.
Alle Belege in einer Liste, nach Status geordnet
Die Reiter «Zu bewilligen», «Genehmigt», «Archiv», «Abgelehnt» und «Alle» zeigen, wo jede Spese steht. Filter nach Person, Monat, Organisationseinheit, Filiale und Kategorie grenzen ein; unten steht das Total je Währung.
Ein Klick öffnet den Beleg mit Foto, Beleg- und Erfassungsdatum, Brutto, privatem Anteil und effektivem Betrag sowie der MwSt-Aufteilung.
- Genehmigte Belege bis zum 3. Tag des Folgemonats nachbearbeitbar
- Manuelle Erfassung im Auftrag einer Person
- Ein genehmigter Monat in der Zeiterfassung sperrt auch die Spesen
Beleg fotografieren, fertig
In der App fotografieren Mitarbeitende den Beleg mit der Kamera oder wählen ihn aus der Galerie. Angaben wie Betrag und Datum werden aus dem Foto vorgeschlagen und lassen sich vor dem Einreichen prüfen und korrigieren.
Das Spesenreglement mit den Limiten ist in der App sichtbar, und der Status jeder Spese, offen, genehmigt oder abgelehnt, steht gleich daneben.
- Kamera oder Galerie
- Limiten aus dem Reglement direkt beim Erfassen
- Offen, genehmigt und Total auf einen Blick
Kilometer, diverse Fahrten und Reglement-Hinweise
Im Web-Portal erfassen Mitarbeitende Spesen mit Foto, Kilometer mit dem Satz ihrer Reglement-Variante oder mehrere Fahrten auf einmal. Überschreitet ein Betrag eine Limite, sehen sie das schon beim Tippen, nicht erst nach der Ablehnung.
Die Liste zeigt Status, Ablehnungsgrund und den effektiv vergüteten Betrag jeder Spese.
- Kilometer nach hinterlegtem Satz
- Modus «Diverse Fahrten»
- Ablehnungsgrund für die Person sichtbar
Vom Beleg bis zur Auszahlung
Jede Spese läuft denselben Weg, und jeder Schritt ist nachvollziehbar.
Erfassen
Beleg fotografieren, Kategorie und Projekt wählen, Limite sofort sehen.
Prüfen
Reglement, Fremdwährung, Doppelbelege und auffällige Muster werden markiert.
Genehmigen
Freigeben oder mit Grund ablehnen; bei Bedarf eine KI-Plausibilitätsprüfung.
Abschliessen
Der genehmigte Monat sperrt Spesen und Zeiten der Person.
Auszahlen
Genehmigte Spesen fliessen in den Lohnlauf oder an die Lohnbuchhaltung.
Greift nahtlos ineinander
Kein Modul steht für sich allein. Was Sie hier erfassen, fliesst automatisch dorthin weiter, wo es gebraucht wird, ohne doppelte Eingabe.
Das bietet HREasy
Reglement-Varianten
Frei anlegbare Varianten wie Mitarbeitende, Kader oder Aussendienst, mit Limiten pro Beleg, Tag und Monat.
GAV vor Reglement
Eine GAV-Variante wird leer angelegt und mit den Ansätzen aus dem Vertrag gefüllt; der GAV geht dem Betriebsreglement vor.
MwSt-Aufteilung
Alle drei Schweizer Sätze (8.1, 2.6 und 3.8 %) einzeln je Beleg.
Fremdwährung mit EZB-Kurs
Der Tageskurs zum Belegdatum wird automatisch geholt; eine auffällige Abweichung bei Handeingabe wird gemeldet.
Kilometer
Km-Satz je Variante und Modus «Diverse Fahrten» für mehrere Strecken.
Auffälligkeiten
Doppelbelege, Beträge knapp unter der Limite und ungewöhnliche Häufungen werden markiert.
KI-Plausibilitätsprüfung
Passt der Beleg zum Geschäftszweck? Urteil mit Begründung; die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Repräsentation mit Pflichtangaben
Bei Repräsentationsspesen sind Teilnehmende und Geschäftszweck Pflicht.
Genehmiger und Stellvertretung
Wer genehmigt, wer vertritt und wohin der Export geht, legen Sie in den Einstellungen fest.
Was Sie wissen sollten
Das Reglement prüft mit, nicht erst die Buchhaltung
Limiten helfen nur, wenn man sie beim Erfassen kennt. In HREasy sehen Mitarbeitende die Limite ihrer Reglement-Variante schon beim Tippen, und in der Verwaltung steht eine Überschreitung direkt am Betrag.
Richtwerte füllen nur leere Felder, damit bestehende Ansätze Ihres Reglements nie überschrieben werden. Für GAV-Betriebe gilt der GAV vor dem Betriebsreglement.
Fremdwährung ohne Rechenfehler
Bei Belegen in Euro oder anderen Währungen holt HREasy den EZB-Kurs vom Tag des Belegs. Wer einen Kurs von Hand eingibt und dabei zum Beispiel die Richtung vertauscht, bekommt eine Warnung.
So wird eine Hotelrechnung aus dem Ausland nicht mit dem falschen Kurs vergütet, und die Abrechnung bleibt nachvollziehbar.
Häufige Fragen
Wie reichen Mitarbeitende Spesen ein?
Mit einem Foto des Belegs in der App oder im Web-Portal, mit Kategorie, Betrag und bei Bedarf Projekt.
Kann ich eigene Limiten festlegen?
Ja, pro Beleg, Tag und Monat, je Reglement-Variante. Für GAV-Betriebe lässt sich eine eigene GAV-Variante anlegen.
Entscheidet die KI über Spesen?
Nein. Die KI-Plausibilitätsprüfung gibt ein Urteil mit Begründung ab; genehmigen oder ablehnen tun immer Sie.
Wie kommen die Spesen in den Lohn?
Genehmigte Spesen fliessen als Auslagenersatz nach OR Art. 327a in die Lohnabrechnung.
Werden Doppelbelege erkannt?
Ja. Doppelbelege, Beträge knapp unter einer Limite und auffällige Häufungen erscheinen unter «Auffälligkeiten».
Weitere Module
Bereit, Spesen zu automatisieren?
Setup in 5 Minuten, kein HR-Wissen nötig. Der Agent übernimmt den Rest.
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