Documents & règlements
Une archive avec dossiers, tags, autorisations et versions. L’IA vérifie les règlements au regard du CO et de la CCT, et HREasy classe lui-même tout ce qu’il génère.
Les documents du personnel naissent partout: dans la messagerie, dans Word, sur le scanner. À la fin, personne ne sait quelle version du règlement des frais fait foi ni où se trouve le contrat signé de l’an dernier.
L’archive des documents de HREasy rassemble tout au même endroit, avec dossiers, tags et autorisations par dossier. Ce que HREasy génère lui-même, du contrat au certificat jusqu’au décompte de salaire, est classé automatiquement. Les règlements que vous téléversez sont vérifiés en arrière-plan par l’IA au regard du CO et de la CCT, puis utilisés pour ses propositions.
Cela vous parle?
- Le règlement actuel est quelque part, mais trois anciennes versions se trouvent plus vite.
- Toute l’équipe a accès à tout, y compris à des documents qui ne sont pas destinés à tous.
- Les courriers établis restent dans le dossier Téléchargements au lieu du dossier du personnel.
- Personne n’a vérifié depuis des années si le règlement est encore conforme à la loi.
Dossiers, tags et téléversement par glisser-déposer
Les dossiers standard sont collaborateurs, contrats, entreprise, règlements & directives, droit & compliance, divers et archive avec le sous-dossier «Collaborateurs inactifs». Viennent s’y ajouter vos propres dossiers et favoris.
Vous glissez des PDF, des fichiers Word ou des images dans la fenêtre, même plusieurs à la fois, et attribuez des tags pour filtrer ensuite.
- Autorisations par dossier selon le rôle ou pour des personnes précises
- Les comptes limités à un site sont cloisonnés côté serveur
- Aperçu avec liste des versions et téléversement d’une nouvelle version
Téléverser les règlements, l’IA les vérifie au regard du CO et de la CCT
Avec «Règlement», vous téléversez un règlement des frais, des heures supplémentaires, du temps de travail ou des absences. Il est classé dans le dossier règlements & directives, et l’IA le vérifie en arrière-plan au regard du CO et de la CCT de votre branche.
Les infractions et recommandations figurent ensuite sur le document. Les règlements téléversés alimentent en outre les propositions ultérieures, par exemple dans l’assistant d’engagement ou le copilote.
- Types frais, heures supplémentaires, temps de travail, gestion des absences ou libre
- Pour le copilote et l’IA des collaborateurs, le règlement prime sur la loi
- Les collaborateurs lisent les règlements dans le portail et confirment en avoir pris connaissance
Ce que HREasy génère se retrouve de lui-même au bon endroit
Contrats de travail, avenants, lettres de salaire, avertissements, conventions de formation continue, certificats et attestations de travail naissent sous forme de brouillon dans le dossier du personnel ou dans le copilote. Après modification, vous les classez en Word.
Les décomptes de salaire, justificatifs de frais et rapports de développement sont également archivés automatiquement et apparaissent dans le dossier du personnel de la personne.
- Word avec en-tête de l’entreprise
- Dans le dossier du personnel, par ordre chronologique avec tous les autres documents
- Les collaborateurs voient leurs propres documents dans le portail
Du téléversement à la version vérifiée
Un document est classé une seule fois et devient visible pour tous ceux qui y ont droit.
Téléverser
Par glisser-déposer dans le bon dossier, même plusieurs fichiers à la fois.
Autoriser
Ouvrir le dossier à des rôles ou à des personnes précises, attribuer des tags.
Vérifier
L’IA vérifie les règlements au regard du CO et de la CCT et consigne les infractions sur le document.
Mettre à jour
Téléverser une nouvelle version, l’ancienne reste dans la liste des versions.
Utiliser
Les règlements alimentent les propositions de l’IA et le portail des collaborateurs.
Tout s’imbrique
Aucun module ne fonctionne isolément. Ce que vous saisissez ici est repris automatiquement là où on en a besoin, sans double saisie.
Ce que HREasy propose
Dossiers standard
Collaborateurs, contrats, entreprise, règlements & directives, droit & compliance, divers et archive, plus vos propres dossiers.
Autorisations
Chaque dossier peut être limité à des rôles ou à des collaborateurs précis.
Tags et favoris
Créer des tags, les attribuer et filtrer; marquer les documents importants comme favoris.
Versions
Une nouvelle version ne remplace pas l’ancienne, elle se place devant. Les états antérieurs restent lisibles.
Vérification des règlements
L’IA vérifie les règlements téléversés au regard du CO et de la CCT et enregistre infractions et recommandations sur le document.
Classement automatique
HREasy classe lui-même contrats, courriers, certificats, décomptes de salaire et justificatifs.
Vérification de documents
Faire vérifier contrats de travail, résiliations, règlements ou certificats au regard du CO, de la LTr, de la CCT et des salaires minimaux cantonaux.
Collaborateurs inactifs
Lors de l’archivage d’une personne, ses documents passent dans un dossier dédié.
Noms de fichiers chiffrés
Les noms de fichiers des documents du dossier sont enregistrés chiffrés, car un nom peut déjà en dire beaucoup.
Ce qu’il faut savoir
Le règlement avant la loi
Votre règlement du personnel règle beaucoup de points plus précisément que le CO: indemnités de frais, compensation des heures supplémentaires, délais de congé. C’est pourquoi le copilote consulte d’abord le règlement pour ces questions, puis seulement la loi, et l’IA des collaborateurs dans le portail fait de même.
Pour que cela fonctionne, les règlements doivent se trouver dans l’archive, dans leur version en vigueur. La liste des versions indique laquelle.
Un document, deux vues
Dans l’archive, vous classez les documents par thème. Dans le dossier du personnel d’une personne, vous voyez les mêmes documents par ordre chronologique, avec tout ce qui est issu d’événements.
Dans le portail, les collaborateurs ne voient que ce qui leur est destiné: leurs propres documents et les règlements publiés.
Questions fréquentes
Quels formats de fichiers puis-je classer?
PDF, Word et images, même plusieurs fichiers à la fois par glisser-déposer.
Puis-je limiter qui voit un dossier?
Oui, par dossier selon les rôles ou pour des collaborateurs précis. Les comptes limités à un site sont en outre cloisonnés côté serveur.
Que vérifie l’IA dans un règlement?
Elle le compare au CO et à la CCT de votre branche et consigne infractions et recommandations sur le document. La décision de l’adapter vous appartient.
L’ancienne version se perd-elle lors du téléversement d’une nouvelle?
Non. Chaque version est conservée dans la liste des versions.
Les collaborateurs voient-ils leurs documents?
Oui, dans le portail sous «Mes documents». Ils lisent les règlements sous «Règlements» et y confirment en avoir pris connaissance.
Autres modules
Prêt à automatiser documents?
Mise en place en 5 minutes, aucune connaissance RH nécessaire. L’agent se charge du reste.
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