Saisie du temps & heures supplémentaires
Le temps de travail à la minute près, heures supplémentaires et travail supplémentaire clairement séparés, projets et plans de travail inclus, vérifiés selon la loi sur le travail.
Depuis 2016, la loi sur le travail exige pour la plupart des collaborateurs un enregistrement complet du début, de la fin et des pauses (OLT 1 art. 73). Dans de nombreuses PME, cela finit pourtant sur des feuilles d’heures ou dans Excel, et en fin de mois quelqu’un additionne les heures supplémentaires à la main.
HREasy gère la saisie du temps comme un système continu: les collaborateurs timbrent avec un chronomètre ou saisissent les heures après coup, l’administration voit la semaine, le mois et l’année de chaque personne et de toute l’entreprise. Les pauses sont déduites selon la loi, heures supplémentaires et travail supplémentaire sont tenus séparément, les infractions à la loi sur le travail signalées avant qu’elles ne coûtent cher. Et comme chaque vue utilise le même calcul, portail, administration et reporting affichent toujours le même chiffre pour un même jour.
Cela vous parle?
- Les feuilles d’heures reviennent en retard, incomplètes ou illisibles.
- En fin de mois, vous additionnez les heures supplémentaires à la main, et le total n’est jamais tout à fait juste.
- Personne ne sait avec certitude si la durée maximale, les pauses et les temps de repos ont été respectés.
- Les heures de projet et les budgets sont dans un autre tableau, jamais à jour.
Chaque jour en un coup d’œil, avec heures prévues, effectives et pauses
La semaine d’une personne apparaît sous forme de grille journalière: chaque entrée avec projet, tâche et pause, ainsi que les heures prévues du jour et les heures en plus ou en moins. Jours fériés et absences approuvées figurent directement dans la grille, pour que personne ne saisisse d’heures un jour de vacances.
Les collaborateurs soumettent la semaine, vous l’approuvez ou la refusez avec motif. Sans sélection de personne, la même vue montre toute l’entreprise avec heures effectives, prévues, heures supplémentaires et travail supplémentaire de la semaine.
- Pauses obligatoires selon l’art. 15 LTr déduites automatiquement: 15, 30 ou 60 minutes selon la durée du jour
- Remarques au-delà de 12,5 et 14 heures d’amplitude journalière (art. 10 LTr)
- Travail du dimanche et de nuit signalé avec le supplément légal
- Statut par semaine: brouillon, soumise, approuvée ou refusée
Du jour au solde annuel, sans une seule formule
Le calendrier mensuel montre les heures de chaque jour; un clic mène à la semaine. Avec «Approuver le mois», vous verrouillez les heures et les frais de la personne, pour que rien ne bouge après la transmission à la paie.
L’aperçu annuel présente mois par mois les heures prévues, effectives, supplémentaires, la compensation et le solde cumulé, report de l’année précédente compris. La règle est simple et visible: report plus heures supplémentaires moins compensation donne le solde.
- Heures prévues du jour selon le taux d’occupation et les jours de travail: 80 % sur quatre jours donne 8 h 24 min, et non 6 h 43 min
- Les absences payées créditent automatiquement les heures prévues
- L’horaire variable tient compte des heures en moins
Imputer les heures là où elles sont effectuées
Les projets reçoivent un numéro, des responsables, un budget d’heures et, si souhaité, un tarif horaire. Les collaborateurs choisissent le projet avant de démarrer le chronomètre, et vous voyez en continu quelle part du budget est consommée et quels projets deviennent critiques.
Par projet, vous pouvez définir des tâches et des membres avec heures prévues; un graphique compare heures prévues et effectives par personne.
- Coûts totaux et part des heures facturables
- Avertissement dès qu’un budget est dépassé
- Heures par projet sous forme de graphique circulaire dans la vue d’ensemble de l’entreprise
Planifier, vérifier, publier avant que le travail commence
Dans le plan de travail, vous fixez pour chaque jour qui travaille quand et sur quel projet. Les heures effectives proviennent de la saisie du temps, l’écart est affiché à côté. Les collaborateurs voient les plans publiés dans le portail et dans l’application.
«Vérifier le plan» contrôle la période planifiée au regard de la loi sur le travail, du CO et de la CCT, soit les temps de repos et la durée maximale, avant même que quelqu’un ne commence son service.
- Imprimer le plan hebdomadaire et mensuel
- Infraction critique publiable seulement avec motif (art. 15a LTr)
- Vue d’ensemble de tous les collaborateurs sur une seule page
Du timbrage au décompte de salaire
Une heure est saisie une seule fois et passe ensuite par toutes les étapes sans que personne ne la recopie.
Timbrer
Démarrer le chronomètre dans le portail ou l’application, choisir le projet, toucher pause et fin. Les saisies manuelles restent possibles.
Calculer
Déduire les pauses selon la LTr, former les minutes du jour, tenir heures prévues et solde, détecter le travail supplémentaire.
Vérifier
Soumettre la semaine, l’approuver ou la refuser avec motif; les corrections passent par une demande tracée.
Clôturer
«Approuver le mois» verrouille heures et frais du mois pour la transmission à la paie.
Transmettre
Les heures alimentent le reporting et, pour les salariés à l’heure, la paie.
Tout s’imbrique
Aucun module ne fonctionne isolément. Ce que vous saisissez ici est repris automatiquement là où on en a besoin, sans double saisie.
Ce que HREasy propose
Chronomètre avec choix du projet
Début, pause et fin d’une pression, dans le navigateur et dans l’application. Le chronomètre est conservé même si la fenêtre est fermée.
Temps de travail plutôt que présence
On compte le temps de travail après déduction des pauses. La présence reste visible, car l’amplitude de 14 heures de la loi en dépend.
Heures supplémentaires et travail supplémentaire séparés
Les heures supplémentaires selon le contrat (art. 321c CO) et le travail supplémentaire au-delà de la durée maximale légale (art. 9 LTr) sont tenus séparément.
Un jour, un chiffre
Semaine, mois, année et reporting sont des sommes des mêmes minutes journalières. Il n’y a pas de second arrondi qui pourrait diverger.
Demandes de correction
Les collaborateurs demandent des corrections sur plusieurs positions et projets; l’approbation comptabilise immédiatement, le refus exige un motif.
Verrouillage mensuel
Un mois approuvé ne peut plus être modifié, ni pour les heures ni pour les frais.
Contrôle de conformité IA
D’un clic, l’IA vérifie les heures de l’année en cours au regard du CO, de la LTr et de la CCT et résume les anomalies.
Absences prises en compte
Aucune saisie n’est possible les jours d’absence complète, ni après la sortie.
Sites et lieu de travail
Les collaborateurs choisissent le lieu de travail avant de démarrer. Le canton détermine les jours fériés.
Ce qu’il faut savoir
Pourquoi la minute est l’unité
Dans de nombreux systèmes, chaque vue arrondit pour elle-même: le jour au quart d’heure, le mois au dixième, le reporting encore une fois. À la fin, il manque deux minutes quelque part, et personne ne sait pourquoi.
HREasy calcule en minutes entières et arrondit une seule fois, au jour. Tout le reste est une somme. Qui additionne à la main les jours affichés obtient exactement le total hebdomadaire, mensuel et annuel indiqué.
Les heures prévues du jour se divisent par vos jours de travail
Qui travaille à 80 % sur quatre jours a une journée de 8 h 24 min, et non de 6 h 43 min. HREasy prend les heures hebdomadaires du contrat et du taux d’occupation et les divise par les jours de travail effectifs de la personne.
Il n’y a ainsi pas d’heures en moins les jours libres, et les jours de travail le solde est juste dès le premier timbrage.
Les pauses ne comptent pas comme temps de travail
La loi sur le travail prescrit 15 minutes de pause dès 5,5 heures, 30 minutes dès 7 heures et 60 minutes dès 9 heures. HREasy déduit chaque jour la valeur la plus élevée: la pause obligatoire ou la pause effectivement saisie.
Une journée de huit heures de présence avec 30 minutes de pause donne 7 h 30 min de travail, de manière identique dans l’entrée, le portail et le reporting.
Avertir avant que cela coûte cher
Le travail supplémentaire au-delà du maximum hebdomadaire exige un supplément de 25 %, le travail du dimanche 50 %, le travail de nuit temporaire un supplément de salaire de 25 %. HREasy signale ces cas dès la semaine où ils surviennent, et le tableau de bord montre le risque d’heures supplémentaires de la semaine en cours.
L’inverse compte aussi: comme les pauses sont correctement déduites, HREasy ne signale pas de travail supplémentaire là où il n’y en a pas et n’exige pas de suppléments non dus.
Questions fréquentes
La saisie du temps est-elle obligatoire en Suisse?
Pour la plupart des travailleurs, oui: début, fin et pauses doivent être enregistrés (OLT 1 art. 73). Pour certains collaborateurs, un enregistrement simplifié ou une renonciation est possible (art. 73a et 73b).
Faut-il une timbreuse?
Non. La saisie se fait dans le navigateur sur l’ordinateur ou dans l’application HREasy sur le smartphone.
Comment distingue-t-on heures supplémentaires et travail supplémentaire?
Les heures supplémentaires dépassent la durée contractuelle (art. 321c CO), le travail supplémentaire la durée maximale légale de 45 ou 50 heures (art. 9 LTr). HREasy les tient séparément et affiche les suppléments.
Les collaborateurs peuvent-ils corriger des saisies erronées?
Oui, par une demande de correction. L’administration l’approuve ou la refuse avec motif; chaque modification reste traçable.
Cela vaut-il aussi pour le temps partiel et les jours de travail irréguliers?
Oui. Les heures prévues du jour découlent du taux d’occupation et des jours de travail effectifs de la personne, et non d’une semaine fixe de cinq jours.
Comment les heures arrivent-elles dans le salaire?
Les mois approuvés sont à disposition de la paie; pour les salariés à l’heure, les heures sont reprises automatiquement.
Autres modules
Prêt à automatiser saisie du temps?
Mise en place en 5 minutes, aucune connaissance RH nécessaire. L’agent se charge du reste.
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