Dokumente & Reglemente
Ein Archiv mit Ordnern, Tags, Berechtigungen und Versionen. Reglemente prüft die KI gegen OR und GAV, und alles, was HREasy erzeugt, legt es selbst ab.
Personaldokumente entstehen überall: im Mailprogramm, in Word, auf dem Scanner. Am Ende weiss niemand, welche Fassung des Spesenreglements gilt und wo der unterschriebene Vertrag von letztem Jahr liegt.
Das Dokumenten-Archiv von HREasy sammelt alles an einem Ort, mit Ordnern, Tags und Berechtigungen je Ordner. Was HREasy selbst erzeugt, vom Vertrag über das Zeugnis bis zur Lohnabrechnung, legt es automatisch ab. Reglemente, die Sie hochladen, prüft die KI im Hintergrund gegen OR und GAV und verwendet sie später für ihre Vorschläge.
Kennen Sie das?
- Das aktuelle Reglement ist irgendwo, aber drei ältere Fassungen sind schneller gefunden.
- Jeder im Team hat Zugriff auf alles, auch auf Dokumente, die nicht für alle bestimmt sind.
- Erstellte Schreiben bleiben im Download-Ordner liegen, statt in der Personalakte.
- Ob das Reglement noch zum Gesetz passt, hat seit Jahren niemand geprüft.
Ordner, Tags und Upload per Drag & Drop
Die Standardordner sind Mitarbeitende, Verträge, Unternehmen, Reglemente & Policies, Recht & Compliance, Diverses und Archiv mit dem Unterordner «Inaktive Mitarbeitende». Eigene Ordner und Favoriten kommen dazu.
Sie ziehen PDF, Word oder Bilder ins Fenster, auch mehrere auf einmal, und vergeben Tags zum späteren Filtern.
- Berechtigungen je Ordner nach Rolle oder einzelnen Personen
- Konten mit Standortbegrenzung sind serverseitig abgeschirmt
- Vorschau mit Versionsliste und Upload einer neuen Fassung
Reglemente hochladen, die KI prüft sie gegen OR und GAV
Über «Reglement» laden Sie ein Spesen-, Überstunden-, Arbeitszeit- oder Absenzenreglement hoch. Es landet im Ordner Reglemente & Policies, und die KI prüft es im Hintergrund gegen das OR und den GAV Ihrer Branche.
Verstösse und Empfehlungen stehen danach am Dokument. Hochgeladene Reglemente gehen ausserdem in spätere Vorschläge ein, etwa im Einstellungs-Assistenten oder beim Copilot.
- Typen Spesen, Überstunden, Arbeitszeit, Absenzenmanagement oder frei
- Reglement hat bei Copilot und Mitarbeiter-KI Vorrang vor dem Gesetz
- Mitarbeitende lesen Reglemente im Portal und bestätigen die Kenntnisnahme
Was HREasy erzeugt, landet von selbst am richtigen Ort
Arbeitsverträge, Änderungsverträge, Lohnschreiben, Abmahnungen, Weiterbildungsvereinbarungen, Zeugnisse und Arbeitsbestätigungen entstehen in der Personalakte oder im Copilot als Entwurf. Nach dem Bearbeiten legen Sie sie als Word ab.
Lohnabrechnungen, Spesenbelege und Entwicklungsberichte werden ebenfalls automatisch archiviert und erscheinen im Personaldossier der Person.
- Word mit Firmenbriefkopf
- Im Personaldossier chronologisch mit allen übrigen Dokumenten
- Mitarbeitende sehen ihre eigenen Dokumente im Portal
Vom Upload zur geprüften Fassung
Ein Dokument wird einmal abgelegt und ist dann für alle sichtbar, die es sehen dürfen.
Hochladen
Per Drag & Drop in den passenden Ordner, auch mehrere Dateien gleichzeitig.
Berechtigen
Ordner für Rollen oder einzelne Personen freigeben, Tags vergeben.
Prüfen
Reglemente prüft die KI gegen OR und GAV und hält Verstösse am Dokument fest.
Aktualisieren
Neue Fassung hochladen, die alte bleibt in der Versionsliste.
Nutzen
Reglemente fliessen in die Vorschläge der KI und ins Mitarbeiterportal.
Greift nahtlos ineinander
Kein Modul steht für sich allein. Was Sie hier erfassen, fliesst automatisch dorthin weiter, wo es gebraucht wird, ohne doppelte Eingabe.
Das bietet HREasy
Standardordner
Mitarbeitende, Verträge, Unternehmen, Reglemente & Policies, Recht & Compliance, Diverses und Archiv, dazu eigene Ordner.
Berechtigungen
Jeder Ordner lässt sich auf Rollen oder einzelne Mitarbeitende beschränken.
Tags und Favoriten
Tags anlegen, zuweisen und danach filtern; wichtige Dokumente als Favorit markieren.
Versionen
Eine neue Fassung ersetzt die alte nicht, sondern stellt sich davor. Frühere Stände bleiben lesbar.
Reglement-Prüfung
Die KI prüft hochgeladene Reglemente gegen OR und GAV und speichert Verstösse und Empfehlungen am Dokument.
Automatische Ablage
Verträge, Schreiben, Zeugnisse, Lohnabrechnungen und Belege legt HREasy selbst ab.
Dokumentprüfung
Arbeitsverträge, Kündigungen, Reglemente oder Zeugnisse gegen OR, ArG, GAV und kantonale Mindestlöhne prüfen lassen.
Inaktive Mitarbeitende
Beim Archivieren einer Person wandern ihre Dokumente in einen eigenen Ordner.
Verschlüsselte Dateinamen
Dateinamen der Dossier-Dokumente werden verschlüsselt gespeichert, weil schon ein Name viel verraten kann.
Was Sie wissen sollten
Reglement vor Gesetz
Ihr Personalreglement regelt vieles genauer als das OR: Spesenansätze, Überstundenkompensation, Kündigungsfristen. Deshalb schaut der Copilot bei Fragen zu diesen Themen zuerst ins Reglement und erst danach ins Gesetz, und die Mitarbeiter-KI im Portal ebenso.
Damit das funktioniert, müssen Reglemente im Archiv liegen, und zwar in der gültigen Fassung. Die Versionsliste zeigt, welche das ist.
Ein Dokument, zwei Sichten
Im Archiv ordnen Sie Dokumente nach Themen. Im Personaldossier einer Person sehen Sie dieselben Dokumente chronologisch, zusammen mit allem, was aus Ereignissen entstanden ist.
Mitarbeitende sehen im Portal nur, was für sie bestimmt ist: ihre eigenen Dokumente und die freigegebenen Reglemente.
Häufige Fragen
Welche Dateiformate kann ich ablegen?
PDF, Word und Bilder, auch mehrere Dateien auf einmal per Drag & Drop.
Kann ich einschränken, wer einen Ordner sieht?
Ja, je Ordner nach Rollen oder einzelnen Mitarbeitenden. Konten mit Standortbegrenzung sind zusätzlich serverseitig abgeschirmt.
Was prüft die KI bei einem Reglement?
Sie vergleicht es mit dem OR und dem GAV Ihrer Branche und hält Verstösse und Empfehlungen am Dokument fest. Die Entscheidung, was Sie anpassen, bleibt bei Ihnen.
Geht beim Hochladen einer neuen Fassung die alte verloren?
Nein. Jede Fassung bleibt in der Versionsliste erhalten.
Sehen Mitarbeitende ihre Dokumente?
Ja, im Portal unter «Meine Dokumente». Reglemente lesen sie unter «Reglemente» und bestätigen dort die Kenntnisnahme.
Weitere Module
Bereit, Dokumente zu automatisieren?
Setup in 5 Minuten, kein HR-Wissen nötig. Der Agent übernimmt den Rest.
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