Zeiterfassung & Überstunden
Arbeitszeit auf die Minute genau, Überstunden und Überzeit sauber getrennt, Projekte und Arbeitspläne inklusive, geprüft nach Arbeitsgesetz.
Seit 2016 verlangt das Arbeitsgesetz für die meisten Mitarbeitenden eine lückenlose Erfassung von Beginn, Ende und Pausen (ArGV 1 Art. 73). In vielen KMU landet das trotzdem auf Stundenzetteln oder in Excel, und am Monatsende rechnet jemand von Hand Überstunden zusammen.
HREasy führt die Zeiterfassung als ein durchgehendes System: Mitarbeitende stempeln mit einem Timer oder tragen Zeiten nach, die Verwaltung sieht Woche, Monat und Jahr jeder Person und der ganzen Firma. Pausen werden nach Gesetz abgezogen, Überstunden und Überzeit getrennt geführt, Verstösse gegen das Arbeitsgesetz markiert, bevor sie teuer werden. Und weil jede Ansicht dieselbe Rechnung benutzt, zeigen Portal, Verwaltung und Reporting für denselben Tag immer dieselbe Zahl.
Kennen Sie das?
- Stundenzettel kommen zu spät, unvollständig oder unleserlich zurück.
- Am Monatsende rechnen Sie Überstunden von Hand zusammen, und die Summe stimmt nie ganz.
- Niemand weiss sicher, ob Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten eingehalten wurden.
- Projektstunden und Budgets laufen in einer anderen Tabelle, die nie aktuell ist.
Jeder Tag auf einen Blick, mit Soll, Ist und Pausen
Die Woche einer Person erscheint als Tagesraster: jeder Eintrag mit Projekt, Aufgabe und Pause, dazu das Tagessoll und die Plus- oder Minusstunden. Feiertage und genehmigte Absenzen stehen direkt im Raster, damit niemand an einem Ferientag Stunden nachträgt.
Mitarbeitende reichen die Woche ein, Sie genehmigen sie oder lehnen sie mit Begründung ab. Ohne Personenwahl zeigt dieselbe Ansicht die ganze Firma mit Ist, Soll, Überstunden und Überzeit der Woche.
- Pflichtpausen nach ArG Art. 15 automatisch abgezogen: 15, 30 oder 60 Minuten je nach Tageslänge
- Hinweise bei mehr als 12.5 und 14 Stunden Tagesspanne (ArG Art. 10)
- Sonntags- und Nachtarbeit mit dem gesetzlichen Zuschlag markiert
- Status je Woche: Entwurf, eingereicht, genehmigt oder abgelehnt
Vom Tag bis zum Jahressaldo, ohne eine einzige Formel
Der Monatskalender zeigt die Stunden jedes Tages; ein Klick springt in die Woche. Mit «Monat genehmigen» sperren Sie Zeiteinträge und Spesen der Person, damit nach der Lohnübergabe nichts mehr verrutscht.
Die Jahresübersicht führt Soll, Ist, Überstunden, Kompensation und den kumulierten Saldo Monat für Monat, inklusive Übertrag aus dem Vorjahr. Die Regel ist einfach und sichtbar: Übertrag plus Überstunden minus Kompensation ergibt den Saldo.
- Tagessoll aus Pensum und Arbeitstagen: 80 % an vier Tagen ergibt 8 h 24 min, nicht 6 h 43 min
- Bezahlte Absenzen schreiben das Tagessoll automatisch gut
- Gleitzeit zählt Minusstunden mit
Stunden dort buchen, wo sie anfallen
Projekte bekommen eine Nummer, Verantwortliche, ein Stundenbudget und auf Wunsch einen Stundensatz. Mitarbeitende wählen das Projekt vor dem Start des Timers, und Sie sehen laufend, wie viel vom Budget verbraucht ist und welche Projekte kritisch werden.
Pro Projekt lassen sich Aufgaben und Mitglieder mit Soll-Stunden festlegen; ein Diagramm vergleicht Soll und Ist je Person.
- Kosten gesamt und Anteil verrechenbarer Stunden
- Warnung, sobald ein Budget überschritten wird
- Stunden pro Projekt als Kuchendiagramm in der Firmenübersicht
Planen, prüfen, freigeben, bevor gearbeitet wird
Im Arbeitsplan legen Sie pro Tag fest, wer wann auf welchem Projekt arbeitet. Das Ist kommt aus der Zeiterfassung, die Differenz steht daneben. Freigegebene Pläne sehen Mitarbeitende im Portal und in der App.
«Plan prüfen» kontrolliert den geplanten Zeitraum gegen Arbeitsgesetz, OR und GAV, also Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit, noch bevor jemand die Schicht antritt.
- Wochen- und Monatsplan drucken
- Kritischer Verstoss nur mit Begründung freigebbar (ArG Art. 15a)
- Übersicht aller Mitarbeitenden auf einer Seite
Vom Stempeln bis zur Lohnabrechnung
Eine Zeit wird einmal erfasst und wandert von dort durch alle Stationen, ohne dass jemand sie abtippt.
Stempeln
Timer im Portal oder in der App starten, Projekt wählen, Pause und Ende tippen. Nachträge von Hand bleiben möglich.
Rechnen
Pausen nach ArG abziehen, Tagesminuten bilden, Soll und Saldo nachführen, Überzeit erkennen.
Prüfen
Woche einreichen, genehmigen oder mit Grund ablehnen; Korrekturen laufen als Antrag mit Spur.
Abschliessen
«Monat genehmigen» sperrt Zeiten und Spesen des Monats für die Lohnübergabe.
Weitergeben
Stunden fliessen ins Reporting und, bei Stundenlöhnern, in die Lohnbuchhaltung.
Greift nahtlos ineinander
Kein Modul steht für sich allein. Was Sie hier erfassen, fliesst automatisch dorthin weiter, wo es gebraucht wird, ohne doppelte Eingabe.
Das bietet HREasy
Timer mit Projektwahl
Start, Pause und Ende mit einem Tipp, im Browser und in der App. Der Timer bleibt erhalten, wenn das Fenster geschlossen wird.
Arbeitszeit statt Anwesenheit
Gezählt wird die Arbeitszeit nach Abzug der Pausen. Die Anwesenheit bleibt sichtbar, weil die 14-Stunden-Spanne des Gesetzes an ihr hängt.
Überstunden und Überzeit getrennt
Überstunden nach Vertrag (OR Art. 321c) und Überzeit über der gesetzlichen Höchstarbeitszeit (ArG Art. 9) werden einzeln geführt.
Ein Tag, eine Zahl
Woche, Monat, Jahr und Reporting sind Summen derselben Tagesminuten. Es gibt keine zweite Rundung, die abweichen könnte.
Korrektur-Anträge
Mitarbeitende beantragen Korrekturen über mehrere Positionen und Projekte; Genehmigen bucht sofort, Ablehnen nur mit Begründung.
Monatssperre
Ein genehmigter Monat lässt sich nicht mehr verändern, weder bei den Zeiten noch bei den Spesen.
KI-Compliance-Check
Auf Knopfdruck prüft die KI die Stunden des laufenden Jahres gegen OR, ArG und GAV und fasst Auffälligkeiten zusammen.
Absenzen berücksichtigt
An ganzen Absenztagen ist keine Erfassung möglich, und nach dem Austritt ebenfalls nicht mehr.
Standorte und Arbeitsort
Mitarbeitende wählen vor dem Start den Arbeitsort. Der Kanton bestimmt die Feiertage.
Was Sie wissen sollten
Warum die Minute die Einheit ist
In vielen Systemen rundet jede Ansicht für sich: der Tag auf Viertelstunden, der Monat auf Zehntel, das Reporting noch einmal. Am Ende fehlen irgendwo zwei Minuten, und niemand weiss warum.
HREasy rechnet in ganzen Minuten und rundet genau einmal, am Tag. Alles darüber ist eine Summe. Wer die angezeigten Tage von Hand zusammenzählt, kommt exakt auf die ausgewiesene Wochen-, Monats- und Jahreszahl.
Das Tagessoll teilt durch Ihre Arbeitstage
Wer 80 % an vier Tagen arbeitet, hat einen Arbeitstag von 8 h 24 min, nicht von 6 h 43 min. HREasy nimmt die Wochenstunden aus Vertrag und Pensum und teilt sie durch die tatsächlichen Arbeitstage der Person.
So entstehen an freien Tagen keine Minusstunden, und an Arbeitstagen stimmt der Saldo schon nach dem ersten Stempeln.
Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit
Das Arbeitsgesetz schreibt ab 5.5 Stunden 15 Minuten, ab 7 Stunden 30 Minuten und ab 9 Stunden 60 Minuten Pause vor. HREasy zieht pro Tag den grösseren Wert ab: die Pflichtpause oder die tatsächlich erfasste Pause.
Ein Tag mit acht Stunden Anwesenheit und 30 Minuten Pause ergibt 7 h 30 min Arbeitszeit, im Eintrag, im Portal und im Reporting gleich.
Warnen, bevor es teuer wird
Überzeit über dem Wochenmaximum verlangt 25 % Zuschlag, Sonntagsarbeit 50 %, vorübergehende Nachtarbeit 25 % Lohnzuschlag. HREasy markiert solche Fälle schon in der Woche, in der sie entstehen, und das Dashboard zeigt das Überstunden-Risiko der laufenden Woche.
Wichtig ist auch das Umgekehrte: Weil Pausen korrekt abgezogen werden, meldet HREasy keine Überzeit, wo keine ist, und verlangt keine Zuschläge, die nicht geschuldet sind.
Häufige Fragen
Ist die Zeiterfassung in der Schweiz Pflicht?
Für die meisten Arbeitnehmenden ja: Beginn, Ende und Pausen müssen erfasst werden (ArGV 1 Art. 73). Für bestimmte Mitarbeitende ist eine vereinfachte Erfassung oder ein Verzicht möglich (Art. 73a und 73b).
Braucht es ein Stempelterminal?
Nein. Erfasst wird im Browser am Computer oder in der HREasy-App auf dem Smartphone.
Wie werden Überstunden und Überzeit unterschieden?
Überstunden liegen über der vertraglichen Arbeitszeit (OR Art. 321c), Überzeit über der gesetzlichen Höchstarbeitszeit von 45 bzw. 50 Stunden (ArG Art. 9). HREasy führt beide getrennt und zeigt die Zuschläge an.
Können Mitarbeitende falsche Einträge korrigieren?
Ja, über einen Korrektur-Antrag. Die Verwaltung genehmigt oder lehnt mit Begründung ab; jede Änderung bleibt nachvollziehbar.
Gilt das auch für Teilzeit und unregelmässige Arbeitstage?
Ja. Das Tagessoll ergibt sich aus Pensum und den tatsächlichen Arbeitstagen der Person, nicht aus einer festen Fünftagewoche.
Wie kommen die Stunden in den Lohn?
Genehmigte Monate stehen der Lohnbuchhaltung zur Verfügung; bei Stundenlöhnern werden die Stunden automatisch übernommen.
Weitere Module
Bereit, Zeiterfassung zu automatisieren?
Setup in 5 Minuten, kein HR-Wissen nötig. Der Agent übernimmt den Rest.
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