Mitarbeiterportal & App
Stempeln, Ferien beantragen, Krankheit melden, Spesen fotografieren, Lohnabrechnungen abholen: Mitarbeitende erledigen ihr Eigenes selbst.
Ein grosser Teil der HR-Arbeit sind Rückfragen: Wie viele Ferientage habe ich noch? Wo ist meine Lohnabrechnung? Wem schicke ich das Arztzeugnis? Jede dieser Fragen kostet beide Seiten Zeit.
Mit dem Mitarbeiterportal und der HREasy-App erledigen Mitarbeitende solche Anliegen selbst. Sie stempeln ihre Arbeitszeit, beantragen Ferien, melden Krankheit oder Unfall, fotografieren Spesenbelege und holen Lohnabrechnungen und Dokumente ab. Alles landet direkt im richtigen Modul der Verwaltung, ohne Zettel und ohne Mail-Pingpong.
Kennen Sie das?
- Mitarbeitende fragen dreimal im Monat nach ihrem Feriensaldo.
- Spesenbelege kommen zerknittert und Wochen zu spät auf den Tisch.
- Krankmeldungen kommen per SMS, das Arztzeugnis irgendwann per Post.
- Lohnabrechnungen werden ausgedruckt, verteilt und gehen verloren.
Alles Eigene auf einer Seite
Die Übersicht im Portal bündelt die Schnellzugriffe: Arbeitszeit erfassen, Abwesenheiten, Krankheit melden, Unfall melden, Spesen und Arbeitsplan. Darunter stehen Kacheln mit Ferien, Krankheitstagen, Arbeitsstunden, Überstunden, Überzeit und Spesen.
Offene Pendenzen erscheinen als Banner, etwa ein noch fehlendes Arztzeugnis oder unvollständige Stammdaten.
- Anträge für Weiterbildung, Zwischenzeugnis, Arbeitsbestätigung und Familienzulagen
- Reglemente lesen und die Kenntnisnahme bestätigen
- Eigene Stammdaten und Kinder selbst erfassen
Stempeln, wo gearbeitet wird
In der App starten Mitarbeitende den Timer mit einem Tipp, nachdem sie das Projekt gewählt haben. Der Timer wird mit dem Server abgeglichen und läuft auch dann weiter, wenn die App geschlossen wird.
Nachträge gehen genauso schnell: Tag antippen, Projekt, Arbeitszeit und Pause eingeben. Die Pflichtpause wird gleich angezeigt.
- Vier Reiter: Start, Stunden, Spesen, Arbeitsplan
- Keine Zeiterfassung an Ferientagen
- Absenzen mit den Absenzarten Ihrer Firma beantragen
Beleg fotografieren, fertig
Spesen erfassen Mitarbeitende direkt mit der Kamera oder aus der Galerie. Die Texterkennung liest Betrag und weitere Angaben aus dem Beleg, und das Spesenreglement mit seinen Limiten ist gleich sichtbar.
Den Stand jeder Einreichung sehen sie in der Liste: offen, genehmigt oder abgelehnt, mit Gesamtbetrag.
- Kamera oder Galerie
- Limiten aus dem Spesenreglement sichtbar
Lohnabrechnungen und Dokumente, jederzeit abrufbar
Im Web-Portal finden Mitarbeitende ihre Lohnabrechnungen als PDF, sobald der Lohnlauf freigegeben ist, dazu alle eigenen Dokumente wie Verträge oder Bestätigungen.
Unter «Frag die KI» beantwortet ein Assistent Fragen zu Krankheit, Unfall, Ferien, Überstunden und Zulagen, zuerst anhand der Reglemente Ihrer Firma. Er kennt die eigenen Salden der Person, sieht aber nie Daten von Kolleginnen und Kollegen.
- PDF-Download jeder Abrechnung
- Lohn, AHV-Nummer und Bankdaten gehen nicht an die KI
- Lohnabrechnungen, Dokumente und KI-Chat gibt es im Web-Portal
Vom Antrag bis zur Antwort
Am Beispiel eines Ferienantrags: Die Mitarbeiterin tippt, die Verwaltung entscheidet, der Saldo stimmt.
Beantragen
Im Portal oder in der App Zeitraum und Absenzart wählen und absenden.
Ankommen
Der Antrag erscheint bei der Verwaltung, auf Wunsch mit E-Mail an die zuständige Person.
Entscheiden
Genehmigen oder mit Begründung ablehnen, mit Prüfung des Feriensaldos.
Einplanen
Genehmigte Tage stehen im Kalender und sperren den Tag für Zeiteinträge.
Saldo stimmt
Der neue Feriensaldo ist sofort im Portal und in der App sichtbar.
Greift nahtlos ineinander
Kein Modul steht für sich allein. Was Sie hier erfassen, fliesst automatisch dorthin weiter, wo es gebraucht wird, ohne doppelte Eingabe.
Das bietet HREasy
Timer mit Projekt
Kommen und Gehen mit einem Tipp, Projekt und Arbeitsort vor dem Start wählbar, im Portal und in der App.
Ferien und Absenzen
Anträge mit Feiertagen im Blick, Kompensation per Häkchen; gestellte Anträge lassen sich bearbeiten.
Krankheit und Unfall
Eigene Masken im Web-Portal, mit Arbeitsunfähigkeit in Prozent und Upload des Arztzeugnisses.
Spesen mit Foto
Beleg fotografieren, Texterkennung übernimmt die Angaben, Limiten aus dem Reglement sind sichtbar.
Lohnabrechnungen
Als PDF im Web-Portal, sobald der Lohnlauf freigegeben ist.
Anträge
Weiterbildung, Zwischenzeugnis, Arbeitsbestätigung und Familienzulagen, jeweils mit Datei-Upload.
Frag die KI
Antworten zu Krankheit, Ferien, Überstunden, Zulagen, OR und GAV, zuerst nach den Reglementen Ihrer Firma.
Mitarbeiterentwicklung
Eigenbewertung, Ziele, Kompetenzen und Assessments im Web-Portal ausfüllen.
Vier Sprachen
Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch, pro Person wählbar.
Was Sie wissen sollten
Portal und App: was wo geht
Die App für iPhone und Android konzentriert sich auf das, was unterwegs zählt: Stunden stempeln und nachtragen, Spesen fotografieren, den Arbeitsplan ansehen und Absenzen beantragen.
Das Web-Portal kann darüber hinaus alles Übrige: Krankheit und Unfall mit eigenen Masken melden, Lohnabrechnungen und Dokumente abrufen, Anträge stellen, Reglemente bestätigen, die Mitarbeiterentwicklung ausfüllen und die KI fragen.
Jede Person sieht nur sich selbst
Ein Konto im Portal gehört genau einer Person und zeigt nur deren eigene Daten: Salden, Stunden, Spesen, Abrechnungen. Auch die KI im Portal kennt nur die eigenen Salden und sieht keine Kolleginnen und Kollegen.
Den Zugang legt der Arbeitgeber in der Personalakte an. Mitarbeitende können ihn im Portal zusätzlich mit einer Zwei-Faktor-Anmeldung schützen.
Häufige Fragen
Brauchen Mitarbeitende die App?
Nein. Alles geht auch im Web-Portal im Browser. Die App ist praktisch für das Stempeln und für Spesen unterwegs.
Wer richtet den Zugang ein?
Der Arbeitgeber, in der Personalakte unter «Mobile App / Portal Zugang». Ohne diesen Zugang lässt sich weder das Portal noch die App nutzen.
Sehen Mitarbeitende Daten ihrer Kolleginnen und Kollegen?
Nein. Jede Person sieht ausschliesslich ihre eigenen Angaben.
Wo finde ich meine Lohnabrechnung?
Im Web-Portal unter «Lohnabrechnungen», als PDF, sobald der Lohnlauf freigegeben ist.
In welchen Sprachen gibt es Portal und App?
Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch.
Kann ich eine Krankheit über die App melden?
In der App über einen Absenzantrag, sofern Ihre Firma die Absenzart führt. Die ausführliche Krankmeldung mit Arztzeugnis und die Unfallmeldung gibt es im Web-Portal.
Weitere Module
Bereit, Mitarbeiter-App zu automatisieren?
Setup in 5 Minuten, kein HR-Wissen nötig. Der Agent übernimmt den Rest.
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